L’EDI (échange de données informatisées) fait partie des moyens qui permettent de faciliter la transmission des divers échanges nécessaires à la communication et à la collaboration de l’entreprise avec ses différents interlocuteurs professionnels. L’EDI en mode SaaS offre des avantages indéniables, à condition de prendre les mesures qui s’imposent pour en profiter.
Pourquoi passer en mode Saas ?
Avec le format électronique standard utilisé dans l’EDI, les échanges de documents inter entreprise sont plus simples et sécurisés. Mais il nécessite des outils spécifiques pour la prise en charge des documents. Le recours à une ERP adaptée à ce type de canal de communication est en effet requis. Des investissements dans des solutions idoines peuvent être nécessaires pour les structures dont les progiciels de gestion internes ne permettent pas l’intégration d’outils pour l’EDI. Opter pour le mode SaaS permet de bénéficier d’un système immédiatement opérationnel, de payer uniquement pour les services utilisés et de faire ainsi des économies substantielles.
Réussir la migration
Choisir de migrer vers une solution EDI SAAS demandera la mise en place d’une organisation adaptée, notamment entre les différents départements qui seront concernés (vente, logistique, comptabilité, achats, administration, etc.). Leurs besoins et leurs objectifs devront être pris en compte afin que l’outil mis à leur disposition puisse répondre aux premiers et permettre d’atteindre les seconds. Par ailleurs, l’aspect technique de l’opération devra être confié à des spécialistes, même le choix de la solution devra être accompagné par un expert. Le but étant non seulement de garantir l’adéquation de l’outil avec les attentes, mais également ses performances et ses fonctionnalités.
Bien gérer la transition
Une fois que la solution est déployée et fonctionnelle, tous les utilisateurs doivent être formé s à son emploi. Il est évident que le mode SaaS va un peu bouleverser leurs habitudes. Et pour que le passage de l’EDI intégré aux systèmes informatiques de l’entreprise à l’EDI en mode SaaS soit un succès sur tous les plans, il est recommandé de programmer une période de transition suffisamment longue.
Le but de cette période intermédiaire est en premier lieu de s’assurer que l’intégration des nouveaux outils soit réussie, notamment en ce qui concerne les réseaux de connexion et les moyens de sécurisation ainsi que la prise en mains. La transition sera également utile pour vérifier le bon fonctionnement du dispositif, et en cas de besoin pour procéder aux rectifications nécessaires, mais aussi pour mesurer le retour sur investissement.
Procéder à un contrôle régulier
Comme pour tout outil de travail déployé au sein d’une entreprise, un contrôle périodique devra être réalisé dessus. Surtout au cours des premiers mois suivant le déploiement pendant lesquels les utilisateurs devront s’y habituer. Ces vérifications permettront aussi d’évaluer entre autres le ROI et les performances de la solution.